Protection des données personnelles

Valtus Transition (« Valtus ») est soucieuse de la protection de la vie privée et des données de ses clients, prospects, fournisseurs, candidats à un poste chez Valtus et ainsi que de ses collaborateurs. Ainsi, Valtus veille à adopter et respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.
Protection des données personnelles - Valtus Management de transition

A ce titre, Valtus respecte le droit européen applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), ainsi que toutes les règles de droit françaises prises en application de ce règlement.

Le présent paragraphe a pour objet d’informer de manière claire, complète et simple les personnes concernées (« vous » ou « votre/vos ») sur la manière dont Valtus, en tant que responsable de traitement, collecte et utilise les données à caractère personnel vous concernant (« Données Personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

Consultez le RGPD

Comment vos Données Personnelles sont-elles collectées ?

Valtus peut être amenée à recueillir vos Données Personnelles :

  • Pour ses clients, prospects, fournisseurs : via l’échanges de cartes de visites, d’échanges via les réseaux sociaux, de prospection ou encore dans le cadre de l’exécution de nos accords ;
  • Pour le personnel de Valtus : dans le cadre de la relation de travail pré et post embauche ;
  • Pour les candidats à des postes chez Valtus : dans le cadre d’envoi de candidature (par tous moyens et notamment via notre site internet), d’entretiens ou d’échanges via les réseaux sociaux.

Valtus dispose par ailleurs d’une politique de protection spécifiques aux données personnelles des managers, disponible ci-dessous (paragraphe « Formulaire Managers »).

Quel est le fondement légal du traitement de vos Données Personnelles

Vos Données Personnelles sont traitées par Valtus dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier :

  • Pour les clients, fournisseurs et salariés Valtus : dans le cadre de l’exécution précontractuelle ou contractuelle de nos accords ;
  • Dans les autres cas : intérêt légitime, ou consentement lorsqu’il est requis

Quelles sont les Données Personnelles collectées et traitées par Valtus ?

Valtus prend en compte les principes de minimisation des données. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Dans le cadre de la gestion de son personnel, Valtus peut être amené à collecter des données nécessaires au respect d’une obligation légale et/ou des données utiles à la gestion administrative du personnel, à l’organisation du travail et à l’action sociale (ex : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, numéro de sécurité sociale, données bancaires etc…).
Dans le cadre sa relation commerciale avec ses clients et prospects Valtus est amené à collecter des Données Personnelles telles que les noms, prénoms, postes, coordonnées professionnelles et notamment numéro de téléphone, fax, adresse postale et adresse email.
Nous pouvons également collecter des Données Personnelles telles que votre adresse IP ou vos données de connexion à nos services si cela s’avère nécessaire pour assurer la finalité du traitement de vos Données Personnelles.

Pourquoi vos données sont-elles collectées ?

Valtus collecte et utilise vos Données Personnelles pour les besoins de son activité et notamment aux fins suivantes :

  • Dialoguer avec vous dans le cadre de nos relations professionnelles ;
  • Vous permettre de demander, obtenir ou recevoir des informations sur Valtus, ou sur les services proposés par Valtus ou ses partenaires ;
  • Vous proposer de participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
  • Mettre à jour vos données (campagnes de mises à jour) ainsi que vous permettre d’exercer vos droits auprès de Valtus (demandes de droit d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité et d’opposition) ;
  • Réaliser nos obligations précontractuelles et contractuelles ;
  • Procéder à la gestion administrative de nos relations concernant notamment les contrats, les commandes, les factures etc. ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur ;
  • Améliorer votre expérience-client.
  • Gérer les candidatures des postes à pourvoir chez Valtus ;

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Valtus conserve vos Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.
Nous appliquons en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :

  • Données personnelles des clients/fournisseurs : les données des clients et fournisseurs sont conservées pendant le temps de la relation commerciale. Elles seront ensuite entre conservées à des fins de prospection commerciale ou pour alimenter notre base fournisseur, pour la durée ci-après mentionnée.
  • Données personnelles des prospects et fournisseurs : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact émanant de ce dernier ;
  • Données personnelles des employés de Valtus : le temps de la période d’emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation ne sont pas conservées au-delà de la période de sujétion de l’employé concerné. Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d’archives publiques et d’archives privées ;
  • Données Personnelles des candidats à des postes chez Valtus : ces données seront définitivement détruites deux ans après le refus de la candidature.

Qui a accès à mes Données Personnelles ?

Vos Données Personnelles sont confidentielles et seuls les salariés de Valtus pour lesquels un accès aux Données Personnelles est nécessaire à leur activité peuvent accéder aux Données Personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.
Les droits d’accès aux Données Personnelles sont accordés par Valtus en adéquation avec la fonction du salarié et sont mis à jour en cas d’évolution ou de changement de fonction. Les salariés de Valtus sont tenus à des obligations de confidentialité en ce qui concerne vos Données Personnelles.
Nos partenaires et sociétés certificatrices peuvent également être amenés à traiter des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (maintenance informatique, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, vérification du respect de nos procédures certifiées etc.) ;
Les Données Personnelles communiquées via notre site internet Valtus.fr transitent par les serveurs d’un partenaire spécialisé dans les technologies dédiées au recrutement, situés aux Pays-Bas, avec lequel Valtus a conclu un contrat garantissant le droit des personnes concernées sur leurs Données Personnelles. Elles sont ensuite stockées sur des serveurs, situés en France, dédiés pour Valtus.
Dans tous les cas de transfert de vos Données Personnelles à des tiers, Valtus s’assure que les Données Personnelles transmises continuent de bénéficier d’un niveau de protection équivalent à celui mis en place par Valtus et demande des engagements contractuels afin que vos Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requises.

Quelles sont les mesures de sécurité mise en place ?

Valtus assure la sécurité de vos Données Personnelles en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques.
Malgré ces mesures raisonnables pour protéger vos Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible. Ainsi, et conformément à la réglementation européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, Valtus s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).
Il vous appartient bien entendu également de faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos Données Personnelles et à vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette, …).
Par ailleurs, le site internet Valtus peut proposer des liens vers des sites Internet de tiers susceptibles de vous intéresser. Valtus n’exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites de tiers ou sur les pratiques de ces tiers en matière de protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir. En conséquence, Valtus décline toute responsabilité concernant le traitement par ces tiers de vos Données Personnelles, non soumis à la présente politique. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur les politiques de protection des données personnelles de ces tiers.

Quels sont mes droits sur mes Données Personnelles ?

Par la présente politique Valtus s’efforce de vous communiquer une information claire et précise des conditions de traitement de vos Données Personnelles (droit d’information).

Vous disposez également des droits suivants :

Droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos Données Personnelles :

Le droit d’accès vous permet d’avoir accès auprès de Valtus à l’ensemble des Données Personnelles vous concernant ainsi que la confirmation que vos Données Personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement.
Vous avez également le droit d’obtenir de Valtus, dans les meilleurs délais (et par défaut, dans les 30 jours), la rectification de vos Données Personnelles.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à Valtus l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, dans les cas suivants :

  • Vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
  • Vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit d’opposition au traitement de vos Données Personnelles :

Lorsque le traitement de vos Données Personnelles est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité́ publique dont est investi Valtus, ou en raison des intérêts légitimes de Valtus ou d’un tiers, le droit d’opposition vous permet d’avoir le droit de vous opposer au traitement de toute Donnée Personnelle en rapport avec votre situation particulière.
Si vos Données Personnelles sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit quel que soit le fondement juridique de ce traitement, à tout moment et sans frais, de vous opposer à ce traitement, y compris le profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection, qu’il s’agisse d’un traitement initial ou ultérieur.

Droit de limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant.

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

  • lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
  • lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des Données Personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des Données Personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
  • lorsque Valtus n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • Lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité de vos Données Personnelles

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les Données Personnelles brutes que vous avez fournies à Valtus dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces Données Personnelles à un autre responsable de traitement sans que Valtus y fasse obstacle. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par Valtus.
Les données concernées par la portabilité sont limitées aux données brutes que vous nous avez transmises, à l’exclusion des données résultant d’un travail de Valtus

Droit de retrait du consentement au traitement des Données Personnelles

Lorsque Valtus traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en adressant une demande à Valtus (cf ci-dessous « Comment exercer mes droits ? »). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ni fondé sur un autre fondement tel que par exemple l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré les efforts de Valtus vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

Droit de décider du sort de vos Données Personnelles après votre mort

Enfin, vous avez le droit d’organiser le sort de vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. Valtus s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, Valtus reconnait aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’opposition et de suppression pour procéder à la clôture du compte du défunt et s’opposer au traitement de ses données.

Comment exercer mes droits ?

Vous pouvez exercer vos droits relatifs à la protection des Données Personnelles en nous adressant votre demande, accompagnée d’une copie de tout document d’identité de la façon suivante :

  • par email à l’adresse privacy@valtus.fr
  • Par courrier :

Valtus Transition,
Service Privacy
15 rue de Berri
75008 Paris

Valtus s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à Valtus. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.
Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.
Si nous ne donnons pas suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de notre inaction et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.
Pour les besoins de la traçabilité et de preuve de la suppression de vos données, nous conserverons votre demande de suppression, la date de la suppression effective et la date de la réponse envoyée par Valtus pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la suppression effective des données.

Responsable du traitement – Délégué à la protection des données

Valtus a désigné Emmanuelle Michalet en qualité de Déléguée à la Protection des Données (DPO). Le DPO est rattaché au Président de Valtus.

Droit applicable et Tribunaux compétents

La présente Politique est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

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